Дебиторская задолженность: от анализа к управлению!

На запрос «Управление дебиторской задолженностью»  Яндекс предлагает  до 35 миллионов  ответов.  Если просмотреть первые тридцать  из них,  то заметим, что о реальном   управлении  речи в них не идет.  А вот сама задолженность  представлена   развернуто и  разнообразно.    Так что в данной статье  уделим все внимание именно вопросам управления.

 Поскольку мы в большей степени математики, чем бухгалтера дебиторская задолженность представляется нам  как трехмерный объект.   Два  его  первых  измерения  очевидны – это   денежные суммы и  время.  Так что первое наглядное представление дебиторской задолженности – это график, вдоль горизонтальной оси которого  время  задержки оплат  в днях, а по вертикальной - суммы задолженностей.  Интуиция, натренированная на  анализе экономических  показателей легко рисует идеальную картину  такого графика:  гармонично снижающиеся суммы с увеличением срока.    В простейших случаях для целей управления этого было б достаточно, но  в более общих случаях приходится учитывать и третье измерение  нашего объекта – это  контрагент.  Разумеется,   речь идет о важной для нас характеристике   контрагента – это его торговый  оборот.  Чем выше его оборот с нами, тем на большую сумму и большие сроки  он вправе рассчитывать при отсрочке оплаты. Таким образом «дебиторка» получила определенную наглядность.   Можно представить,  как она должна выглядеть для  прилежного исполнения своих обязанностей, ее даже  можно  начертить рукой  в  воздухе и карандашом на бумаге.  А это серьезно облегчает  понимание целей управления. Теперь мы можем приступить к описанию самой системы  управления.

На основании  данных об отгрузках и  поступивших оплатах  система строит  основную форму в виде столбчатого графика, отражающего  суммы  отсроченных платежей по дням  от момента отгрузки.  При  наличии минимального опыта,  достаточно  буквально нескольких секунд  для анализа и оценки  ситуации.  Если  параметры какого – либо столбца не вписываются в «норму»,  выполняется уточнение, или детализация ситуации.  Для этого достаточно кликнуть на выпадающий из норм столбец.  В результате разворачивается детальная картина.  Она содержит  информацию о контрагентах, задолженности которых составили  анализируемую сумму и, если требуется,    данные о соответствующих   отгрузках.  Далее все зависит от политики предприятия в отношении к дебиторской задолженности.  Если  отсрочки  платежей  для контрагентов увязаны с какими либо параметрами, то  детализация  включает  признаки, указывающие на наличие особых условий для каждого контрагента из списка.  

Суть следующего этапа – контакты  с  контрагентом.  Объект, состояние  которого  зависит от  действий двух сторон,   без контактов  между  этими сторонами   управляться не может.  Таким образом, звонок  контрагенту неизбежен. Контакт  оформляется в системе как  событие в  отдельном журнале.  Кроме фиксации  факта  звонка, записываются результаты, в том числе  оговоренная дата или даты платежей и суммы.  С одной стороны это определенным образом обязывает должника,  с другой мы  располагаем  данными  для  формирования   согласованного  с контрагентами скорректированного плана поступления денежных средств.   

Вся информация и все состояния,  связанные с действиями менеджера отражаются  системой на основном экране в наглядном виде.  Руководитель может мгновенно оценить   выполненную менеджером работу,  текущее состояние и тенденции развития ситуации.   Например, контрагенты и их суммы задолженностей могут быть представлены в  другом цвете.  Так же,  цветом могут быть  выделены  суммы задолженностей  с критическими сроками  по погашению или по каким-то иным критериям.  Но все эти детали  имеют частный характер, хотя и значительно повышают эффективность  системы и методики в целом.   

Таким образом,  мы получаем   эффективную систему позволяющую контролировать  состояние и динамику дебиторской задолженности,  проводить   мотивированные контакты с должниками и, наконец, формировать    надежный план  поступления финансов.

Представленная методика  управления  ситуациями с дебиторской задолженностью  имеет несколько реализаций  в реальные системы.  Для примера  прокомментирую картинки  одной  из ранних версий. 

Первый  скриншот  с двумя графиками  иллюстрирует,   насколько отчетливо отражены  проблемы.  Верхний график -  распределение  сумм  задолженностей по  дням.  График  показывает,  где и что следует  делать.     Нижний график -  план  погашения задолженностей, который по факту является графиком плана  поступления  денежных средств.  Зеленым цветом на нем  обозначены уже поступившие суммы. 


№ 1

Раскрывая  содержание  «патологических»  колонок  выясняем  «виновников»  ситуации.  Заводим  на них «дело»,   для отчета руководству и  для   контроля  за развитием событий.  Для начала это будет одна запись, которая  хорошо видна на  втором скриншоте.  Третий скриншот  показывает, какие в результате происходят    движения информации из одного графика  в другой.  Смысл этих перемещений очевиден.

№ 2


№ 3

Ну, и как предварительный   результат  работы менеджеров  -  график погашения задолженностей и сводная таблица  контактов для согласования  оплат.

Скриншот 4  -  один из вариантов представления сводной таблицы результатов работы менеджеров с контрагентами.    Ценность данной таблицы в том, что  вместе с  данными о фактическом исполнении  плана погашения задолженностей  она позволяет количественно и качественно  оценить, как  эффективность работ менеджеров, так и   платежную дисциплину  контрагентов.

№ 4

В  данной статье рассмотрены общие вопросы реализации подсистемы управления дебиторской.

На практике нами было реализовано несколько подобных  решений со специфичными особенностями по требованиям конкретных заказчиков. Источником данных служит как непосредственный ввод информацию в систему оператором, так и загрузка данных из учетной системы(например 1С).